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Qui est concerné

La plateforme est exploitée par Great Lakes IT Inc. Chaque communauté qui organise un événement ici décide des questions de son formulaire, des personnes de son équipe qui peuvent voir les réponses et de ce qui est affiché publiquement. Au sens de la loi sur la protection des renseignements personnels, la communauté est responsable des renseignements et nous sommes le fournisseur de services qui les détient pour elle.

Cela a deux conséquences pour vous. Les questions sur la raison d’une collecte, ou une demande de correction ou de retrait, obtiennent une réponse plus rapide auprès de la communauté qui organise votre événement. Les questions sur le logiciel lui-même — où les données sont stockées, qui chez nous peut y accéder — nous reviennent, et les réponses suivent.

Ce qui est recueilli

Ce qu’une communauté demande varie, puisqu’elle conçoit son propre formulaire d’inscription. Ce que le logiciel conserve est :

• Les renseignements d’inscription — nom, nom à afficher publiquement, coordonnées, adresse, âge et catégories inscrites.
• Les coordonnées d’un tuteur et d’une personne à joindre en cas d’urgence, lorsque la personne est mineure ou que la communauté le demande.
• Les consentements — ce que vous avez accepté, quand, et le libellé exact qui vous a été présenté à ce moment-là.
• Les documents qu’une communauté demande aux participants de fournir, et la mention indiquant s’ils ont été vérifiés.
• Les résultats — pointages, classements, et tout prix ou versement inscrit à un nom.
• Les réponses aux questions et sondages propres à la communauté, qui peuvent porter sur ce qu’elle choisit de demander.
• Les renseignements de compte des organisateurs, juges et bénévoles — nom, courriel et identifiants de connexion.
• Les journaux techniques ordinaires générés par l’affichage d’une page web.

Photographies et contenu culturel

Le consentement à la photographie est enregistré à l’inscription avec le libellé que vous avez accepté, de sorte qu’une modification ultérieure de ce libellé ne puisse pas réécrire ce à quoi vous avez réellement consenti.

Les regalia, les styles de danse, les chants et les cérémonies ne sont pas traités comme des fichiers ordinaires. Ils appartiennent à la personne et à la nation dont ils proviennent, et une communauté peut restreindre ce qui est photographié, ce qui paraît publiquement et ce qui est conservé. Pour faire retirer une photographie de vous ou de votre enfant, communiquez avec la communauté qui organise l’événement ; si vous n’y arrivez pas, écrivez-nous et nous donnerons suite.

Qui peut y accéder

L’accès dépend du rôle, et les rôles sont accordés par la communauté. Un responsable des inscriptions voit les inscriptions. Un juge ne voit que ce qu’il évalue. Un trésorier voit les versements. La personne à l’accueil voit une liste de présence et rien d’autre.

Publiquement, la communauté décide si les noms des participants, les pointages et les montants des prix paraissent. Les trois sont privés tant que la communauté ne les active pas.

De notre côté, un administrateur de la plateforme peut entrer dans l’espace de travail d’une communauté pour offrir du soutien. Chaque entrée est consignée et l’écran l’indique. Nous modifions ce fonctionnement afin que la communauté accorde cet accès, en voie le registre et puisse le retirer ; d’ici là, il s’agit d’un accès que la communauté n’a pas approuvé individuellement, et nous préférons le dire ici.

Où les données sont stockées

La plateforme fonctionne sur Cloudflare. La base de données est servie principalement depuis l’est de l’Amérique du Nord, ce qui signifie en pratique des installations situées aux États-Unis.

Nous n’affirmons pas que les données résident au Canada, parce que cela ne nous est pas offert : la base de données et le stockage de fichiers de Cloudflare n’offrent actuellement aucune juridiction canadienne. Cloudflare est en outre une entreprise américaine, de sorte que le droit des États-Unis peut atteindre les données qu’elle détient, quel que soit le pays des serveurs. C’est une limite réelle et nous préférons l’énoncer clairement plutôt que de décrire notre hébergement d’une manière qui laisserait croire le contraire.

Pendant un événement, une communauté peut faire fonctionner la plateforme sur un ordinateur sur place afin que l’inscription et l’évaluation continuent sans Internet. Durant cette période, une copie des données de l’événement se trouve physiquement sur le site, entre les mains de la communauté.

Durée de conservation

Les dossiers d’événement sont conservés afin que les résultats, les prix et les versements demeurent vérifiables après la fin de la fin de semaine. La durée est décidée par la communauté qui organise l’événement, non par nous, et elle est fixée dans notre entente avec elle.

Une communauté peut exiger que nous supprimions ses données. Le cas échéant, nous les supprimons, y compris du stockage de fichiers et des copies de sauvegarde, dans le délai prévu à cette entente, et nous transmettons une confirmation écrite.

Ce que nous n’en faisons jamais

Ce sont des engagements, et non une pratique actuelle que nous pourrions revoir :

• Nous ne les vendons pas, ne les louons pas et ne les communiquons pas à des annonceurs ou à des courtiers en données.
• Nous ne combinons pas les renseignements d’une communauté avec ceux d’une autre et ne publions pas de comparaisons entre communautés.
• Nous ne les utilisons pas pour entraîner un système d’intelligence artificielle.
• Nous ne les utilisons pas à des fins de marketing, d’études de cas ou de propositions sans autorisation écrite visant cet usage précis.
• Si notre entreprise était vendue, les données de votre communauté ne seraient pas transférées avec la vente.

Autres entreprises

La plateforme n’utilise aucun service tiers d’analyse, de publicité, de suivi d’erreurs ou d’intelligence artificielle. Il n’y a pas de Google Analytics, pas de pixel publicitaire et pas d’enregistrement de session sur ce site. Les courriels sont envoyés par Cloudflare plutôt que par un fournisseur distinct de marketing par courriel.

C’est inhabituel et c’est voulu. Chaque service ajouté par la suite est une décision sur les mains par lesquelles passent les renseignements, et il est traité comme telle.

Vos choix

Vous pouvez demander à consulter ce qui est conservé à votre sujet, à le faire corriger, à retirer un consentement donné ou à faire supprimer des renseignements. Commencez par la communauté qui organise votre événement : la décision lui appartient. Si vous n’arrivez pas à la joindre, ou si la demande porte sur le logiciel plutôt que sur l’événement, écrivez-nous.

Certains renseignements ne peuvent pas simplement être effacés tant qu’ils remplissent encore une fonction : un résultat publié ou un versement inscrit est un dossier sur lequel la communauté et les autres participants s’appuient. Le cas échéant, nous le dirons plutôt que de refuser sans explication.

Enfants et jeunes

Beaucoup de participants sont mineurs. Lorsque le formulaire d’une communauté demande un tuteur, le consentement de celui-ci est exigé et consigné avec l’inscription. Un tuteur peut exercer chacun des choix ci-dessus au nom de l’enfant, y compris le retrait du consentement à la photographie.

Modifications

Si cette politique change de façon importante, nous modifierons la date en tête et en informerons les communautés qui utilisent la plateforme. Nous n’appliquerons pas rétroactivement une nouvelle politique à des renseignements déjà recueillis sous une version antérieure.

Nous joindre

Great Lakes IT Inc. — greatlakesit.ca. Pour une question sur un événement précis, communiquez avec la communauté qui l’organise ; ses coordonnées figurent sur sa page dans cette plateforme.